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Políticas de Tratamiento de Datos Personales Hipertexto Ltda.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (En adelante PTDP) es aplicable a los datos personales objeto de Tratamiento por Hipertexto Ltda., propietaria y/o administradora de marcas y/o unidades de negocio y de portales, sitios de comercio electrónico, redes sociales en Internet, aplicaciones y otros relacionados con la generación, transformación, distribución y comercialización de contenidos, (en adelante HIPERTEXTO), sociedad con domicilio en la ciudad de Bogotá, en la Calle 24 A Nº 43 - 22. Barrio Quinta Paredes, con correo electrónico ombudsperson@hipertexto.com.co , y teléfono de contacto P.B.X.: (57-1) 2699950, quien actúa en calidad de Responsable y de Encargada del Tratamiento de Datos Personales, en los términos de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010, 1377 de 2013, y demás disposiciones legales complementarias.

HIPERTEXTO es Responsable del Tratamiento de Datos personales cuando por sí misma decida sobre las bases de datos y el Tratamiento de los datos contenidos en ellas, como en el caso de los datos correspondientes a nuestros trabajadores, personal vinculado a nuestros clientes corporativos o personas naturales que de manera directa adquieran nuestros servicios a través de cualquiera de nuestros canales de atención. En este caso, HIPERTEXTO está en la obligación de obtener la autorización de parte del Titular para el Tratamiento de sus datos personales y de las demás obligaciones que en tal calidad le asigne la Ley.

HIPERTEXTO es Encargado cuando haga Tratamiento de Datos Personales por cuenta de terceros, como cuando:
a) Presta a terceros el servicio de Smart E-mail Marketing Business – SEMB de HIPERTEXTO, en tanto estos suscriptores le suministran sus datos personales a las empresas o clientes corporativos que contratan con HIPERTEXTO.
b) Pone en funcionamiento y administra, sitios de comercio electrónico bajo la marca de un tercero.
En los anteriores casos, será el Responsable del Tratamiento quien deberá obtener las respectivas autorizaciones de Tratamiento, sin perjuicio de las obligaciones que, en su calidad de Encargado, la Ley le asigne a HIPERTEXTO.

En virtud a las disposiciones normativas vigentes sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por HIPERTEXTO (cuando actúe en calidad de Responsable), dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
f) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
g) Dato semiprivado: Son aquellos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y que, por ende, su conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
h) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
i) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
j) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de datos.
k) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
l) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

a) Principio de legalidad: el Tratamiento de datos personales realizados por HIPERTEXTO se sujetará a las disposiciones normativas vigentes sobre la materia.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales realizado por HIPERTEXTO obedecerá a una finalidad legítima acorde a la Constitución y a la Ley. La finalidad del Tratamiento será informada al Titular a través del Aviso de Privacidad.
c) Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales que realice HIPERTEXTO sólo podrá ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento por parte de HIPERTEXTO deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. HIPERTEXTO tiene prohibido el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento de datos personales HIPERTEXTO deberá garantizar el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia de los datos que le conciernen.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento realizado por HIPERTEXTO se sujetará a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones normativas aplicables. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por las personas autorizadas por el Titular y/o aquellas autorizadas por la Ley.
Los datos personales a cargo de HIPERTEXTO (salvo información pública), no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
g) Principio de seguridad: La información Tratada por HIPERTEXTO, se manejará de acuerdo con las medidas técnicas, humanas, administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: HIPERTEXTO, garantizará que las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, guardarán la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

El Tratamiento de los datos personales por parte de HIPERTEXTO, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Parágrafo 1. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
Parágrafo 2. Prueba de la autorización. HIPERTEXTO utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

Los datos personales que HIPERTEXTO trate, en calidad de Responsable serán recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y en general gestionados de acuerdo y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada Tratamiento.
Parágrafo 1. Tratamiento de datos sensibles. Se podrá hacer uso y Tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular. d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. Parágrafo 2. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Parágrafo 3. Cuando HIPERTEXTO actúe como Encargado del Tratamiento, hará los tratamientos que el Titular hubiere autorizado al Responsable del Tratamiento

Los datos que sean tratados por HIPERTEXTO en calidad de Responsable, tendrán las siguientes finalidades, según el tipo de Titular:
a) Colaboradores (trabajadores y contratistas): Relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, organización, actualización, aseguramiento, investigación, capacitación, auditoría, estadística, defensa jurídica, control de horario, formación de personal, gestión de nómina, gestión de personal, gestión de trabajo temporal, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, gestión administrativa, gestión de cobros y pagos, gestión de facturación, transmisión y transferencia de datos personales.
b) Aspirantes (Hojas de vida): Relacionamiento, comunicación, registro, gestión de personal, gestión de trabajo temporal, transmisión y transferencia de datos personales.
c) Clientes finales y corporativos (Personal de clientes corporativos): Relacionamiento, comunicación, registro, consolidación, comercialización, facturación, fidelización de clientes, publicidad, análisis de perfiles, encuestas de opinión, prospección comercial, publicidad propia, segmentación de mercados, transmisión y transferencia de datos personales.
d) Proveedores: Relacionamiento, comunicación, registro, consolidación, comercialización, facturación, gestión de proveedores, transmisión y transferencia de datos personales.
e) Frente a los terceros objeto de Videovigilancia: La finalidad que se busca al tratar los datos recogidos mediante Videovigilancia es mantener la seguridad de los colaboradores, visitantes, bienes e instalaciones de la empresa.
Parágrafo. Cuando HIPERTEXTO actúe como Encargado del Tratamiento, tratará los datos conforme a las finalidades que el Titular hubiere autorizado al Responsable del Tratamiento.

Los Titulares de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de HIPERTEXTO, tienen, frente a la compañía, los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo en los casos señalados en el artículo 6 de la presente Política.
c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
e) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
f) Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.

Los Titulares podrán ejercer ante HIPERTEXTO los derechos descritos en el anterior Capítulo, a través de tres procedimientos:
1. Procedimiento de consulta.
2. Procedimiento de reclamo para la actualización, corrección o supresión de datos personales.
3. Procedimiento para revocar la autorización de Tratamiento de Datos.

Atención al cliente o la dependencia que haga sus veces, como la persona encargada de tramitar los procedimientos señalados en precedencia, dependiendo del tipo de solicitud.

El canal de atención para los procedimientos señalados en el artículo 10, es a través del correo electrónico ombudsperson@hipertexto.com.co o solicitud enviada físicamente a la Calle 24A Nº. 43-22. Barrio Quinta Paredes, Bogotá – Colombia.

Están legitimados para activar los procedimientos señalados en el artículo 10, las siguientes personas:
a) El Titular, quien deberá acreditar su identidad adjuntando una copia de su documento de identidad.
b) Los herederos o causahabientes del Titular, en caso que éste hubiere muerto. En tal caso el solicitante debe acreditar su calidad.
c) El representante y/o apoderado del Titular, quien deberá adjuntar el poder o documento que lo acredita como tal.
d) La persona que hubiere sido autorizado por el Titular, para tal caso debe anexar el documento mediante el cual recibió dicha autorización.
e) Los representantes legales de menores de edad, caso en el cual deben anexar el registro civil de nacimiento o el documento que los acredita como representantes del menor.

Este procedimiento tiene como objeto que el Titular consulte si sus datos personales están siendo objeto de Tratamiento por parte de HIPERTEXTO, el tipo de datos y la finalidad de su Tratamiento.

HIPERTEXTO dará respuesta a la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la cual se recibió la solicitud. Si no es posible resolver la consulta en el término mencionado, HIPERTEXTO informará al interesado, exponiendo los motivos de la demora e indicará la fecha en la cual se atenderá la consulta, la cual no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Este procedimiento tiene como objeto reclamar a HIPERTEXTO la actualización, corrección o supresión de datos personales almacenados en sus bases de datos.

El reclamo deberá estar acompañado de la siguiente información:
a) Identificación y domicilio del Titular.
b) Identificación clara de los datos sobre los que recae el reclamo.
c) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
d) Dirección o correo electrónico del reclamante.
e) Documentos que se quieran hacer valer como pruebas de la reclamación.
Cuando el reclamo esté incompleto, HIPERTEXTO requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que allegue la información faltante. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, y el solicitante no presenta la información requerida, se entiende desistido el reclamo.
Si HIPERTEXTO recibe un reclamo y no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en el transcurso máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Cuando el reclamo se encuentre completo, se insertará la expresión "reclamo en trámite" en la base de datos donde se encuentren los datos objeto de reclamo. Adicionalmente se indicará el motivo del reclamo. Dicha inclusión deberá realizarse en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La expresión deberá permanecer hasta la resolución del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En el caso donde no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, HIPERTEXTO informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La procedencia de la reclamación para supresión de datos personales regulada en esta Sección, supone que HIPERTEXTO está haciendo Tratamiento de datos sin autorización de su Titular. En caso que HIPERTEXTO sí cuente con la autorización para hacer el Tratamiento de datos, o que la autorización se hubiese otorgado a un tercero que actúa como Responsable del Tratamiento, el Titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización, tal como se señala en la siguiente sección.

Este procedimiento tiene como objeto que el Titular solicite revocar la autorización previamente dada a HIPERTEXTO, cuando ésta actúe en calidad de Responsable del Tratamiento.
La revocatoria podrá ser total o parcial. En este último caso, podrá ejercerse para determinada finalidad del Tratamiento o formas de Tratamiento. Para lo anterior, la solicitud deberá indicar de manera clara para qué Tratamiento o finalidad se desea revocar la autorización.
Parágrafo. Cuando la autorización hubiese sido otorgada a un tercero que actúa como Responsable y donde HIPERTEXTO apenas es un Encargado del Tratamiento, se le trasladará la solicitud de revocatoria al Responsable y así se le informará al Titular.

No procederán las solicitudes de revocatoria de la autorización cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Al Procedimiento para revocar la autorización de Tratamiento de Datos, le son aplicables, por analogía, los artículos 17, 18 y 19 de la presente Política.

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona Titular de datos personales pueda tener para con HIPERTEXTO, la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política, autoriza expresamente para transferir Información Personal. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con HIPERTEXTO.
Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, HIPERTEXTO tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar estas Políticas, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con HIPERTEXTO, y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.
En el evento en que usted considere que HIPERTEXTO dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación motivada dirigida al área de atención al cliente de HIPERTEXTO. Dirección oficinas: Calle 24A N.° 43 - 22. Barrio Quinta Paredes, Bogotá – Colombia, Correo electrónico: ombudsperson@hipertexto.com.co; P.B.X.: (57-1) 2699950.

La existencia de ésta política será informada a cada Titular al momento de obtener la autorización a través del Aviso de Privacidad. Así mismo, esta política será publicada y accesible al público a través de las páginas web de HIPERTEXTO.

Cuando la presente Política tenga cambios sustanciales respecto de la identificación del Responsable, así como de la finalidad del Tratamiento de los datos personales que puedan afectar el contenido de la Autorización, HIPERTEXTO, como Responsable, deberá comunicar dichos cambios a través de su página web.

Esta política entró en vigencia a partir del 26 de julio de 2013 y fue modificada el 1 de junio de 2017.

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